10 tips voor werken met vrijwilligers

Door: Christel Niesten – Verdonck

Denk je erover na om met vrijwilligers te gaan werken? Heb je geen idee hoe je dit aanpakt? Lees hieronder een aantal tips.

Voor wie nog twijfelt

In ieder theater vind je theatervoorstellingen. Of je nu in Amsterdam of Heerlen naar een bepaalde voorstelling gaat, deze is (ongeveer) hetzelfde. Als theater heb je na het boeken van een voorstelling weinig tot geen invloed op de kwaliteit en inhoud. Waar we wel invloed op hebben, waarmee we onszelf onderscheiden en waarmee we bezoekers in de watten kunnen leggen, is alles rondom die voorstelling. In het theater waar ik werk, komen bezoekers minimaal 4 keer in contact met 4 verschillende vrijwilligers (gastvrouw, garderobe, kaartcontrole, pauzedrankjes) op een voorstellingsavond. Als de customer journey zo essentieel is, waarom leggen veel theaters deze service dan in handen van onbetaalde krachten? Ik kan je alvast verklappen dat het kostenaspect niet de reden is.

Voordelen van werken met vrijwilligers

Vrijwilligers besteden hun vrije tijd aan werk dat ze graag doen. Ze doen het immers niet voor het geld en als ze geen plezier in hun werk zouden hebben, dan zouden ze wel iets anders doen. Veel vrijwilligers die in theaters werken zijn in de leeftijd van 65+ en zijn niet op zoek naar een hogere positie. Ze zitten rustig en zelfverzekerd in hun vel en vervullen hun taken met buitengewoon veel liefde en passie. Het werk bestaat meestal uit één simpele afgekaderde taak waaraan ze ook buitengewoon veel aandacht en liefde kunnen besteden. Er is geen volle agenda en er zijn geen deadlines. Een persoonlijk praatje met de gast uit pure belangstelling en enthousiasme ontstaat dan op natuurlijke wijze.

Gaat dit vanzelf?

Nee, natuurlijk niet! Deze tips kunnen je helpen:

Tip 1: Beschouw vrijwilligers als volwaardige medewerkers en laat blijken dat ze voor jouw organisatie even belangrijk zijn als alle andere (betaalde) krachten. Nodig ze uit voor dezelfde (kerst) borrels, geef ze hetzelfde kerstpakket en behandel ze als gelijken.

Tip 2: Geef ze aandacht en luister naar hun ervaringen en doe er iets mee. Zij zijn je oren, ogen en ambassadeurs. Je gaat versteld staan wat voor nieuwe inzichten het op kan leveren. Vrijwilligers zijn op een waardevolle manier eerlijk omdat ze weinig (carrière) te verliezen hebben.

Tip 3: Zorg voor een medewerker die de vrijwilligerscoördinatie kan verzorgen. Het gaat hierbij om een betaalde medewerker die het vaste aanspreekpunt is voor de vrijwilligersgroep en meerdere keren per jaar een samenkomst regelt. Dit is geen taak die je er even tussendoor bij doet, maak hiervoor ruimte in de functie.

Tip 4: Zorg voor een passend beloningssysteem. Hoewel een vrijwilliger geen salaris ontvangt kun je ze natuurlijk wel belonen met vrijkaartjes, hapjes en drankjes. Wees creatief.

Tip 5: Verras ze af en toe met een extraatje en investeer in ontwikkeling d.m.v. (gastvrijheids-)trainingen.

Tip 6: Geef complimenten en deel complimenten van bezoekers met ze. Laat ze groeien en maak ze nog enthousiaster.

Tip 7: Zorg voor een schriftelijke vrijwilligersovereenkomst en een passende verzekering.

Tip 8: Wees selectief in je selectieprocedure. Neem alleen de besten aan die passen in je vrijwilligersteam. Veel theaters hebben zelfs een wachtlijst. Bij een niet-functionerende vrijwilliger ga je direct het gesprek aan. Niet-functionerende vrijwilligers zorgen voor spanningen en onrust.

Tip 9: Geef duidelijke instructies en beschrijf procedures. De vrijwilligerscoördinator ziet erop toe dat afspraken nagekomen worden. Geef ook ruimte voor initiatief. 

Tip 10: Wees niet bang om extra taken toe te voegen, maar doe dit wel in overleg. Uitbreiding van taken en verantwoordelijkheden vinden ook vrijwilligers vaak leuk!

Succes!